Accompagnement
certification Qualiopi
La certification Qualiopi revêt une importance capitale pour les organismes de formation, car elle constitue un gage indéniable de qualité et d’excellence dans la prestation de leurs services. En effet, elle atteste du respect scrupuleux des critères établis par le référentiel national après avoir été soumis à trois audits rigoureux.
L’objectif principal de la certification Qualiopi est d’évaluer l’impact réel des formations dispensées sur les besoins concrets des entreprises. Ainsi, il s’agit d’une démarche visant à garantir que le développement des compétences proposé par ces organismes répond aux exigences du marché du travail actuel. Cette approche pragmatique assure ainsi une adéquation optimale entre les enseignements prodigués et les attentes concrètes en matière de compétences professionnelles.
Obtenir la marque Qualiopi représente donc un enjeu majeur pour tout organisme de formation désireux d’accéder à divers financements publics ou mutualisés.
Dans un contexte économique particulièrement difficile, cette certification offre ainsi une opportunité précieuse permettant aux structures concernées de bénéficier d’un soutien financier non négligeable. Par ailleurs, il convient également de souligner que la certification Qualiopi se présente comme une norme reconnue et harmonisée au niveau national.
Cette uniformité facilite grandement le choix tant pour les candidats cherchant une formation pertinente que pour les employeurs en quête d’une offre adaptée à leurs besoins spécifiques. La reconnaissance nationale dont jouit cette accréditation confère donc un avantage certain aux organismes certifiés qui peuvent légitimement prétendre à une position privilégiée sur le marché de la formation.
Pourquoi se faire accompagner pour la certification qualiopi ?
Un accompagnement lors d’une certification Qualiopi est essentiel compte tenu notamment de la complexité et de l’évolution constante de ce référentiel. Obtenir cette dernière exige, par conséquent, une compréhension plus qu’approfondie des critères à respecter ainsi qu’une préparation extrêmement minutieuse. En effet, celui-ci comprend plusieurs domaines d’évaluation tels que :
- le contexte de formation ;
- les conditions d’information des stagiaires ;
- les modalités d’évaluation.
Ces domaines comportent tous un ensemble précis et détaillé de critères qui doivent être remplis afin de maximiser ses chances d’obtenir la certification.
Dans ce contexte, il devient indispensable d’être accompagné par des experts qui possèdent une parfaite maîtrise du référentiel et peuvent guider efficacement dans sa mise en œuvre.
Ainsi, se faire guider offre non seulement d’avoir accès à une expertise pointue, mais également de bénéficier du retour d’expérience des professionnels déjà certifiés. Il convient, par ailleurs, de souligner que le processus d’audit peut s’avérer difficile, voire intimidant pour certains organismes souhaitant obtenir la certification Qualiopi. En effet, lorsque vous êtes confronté aux évaluateurs qui viennent auditer votre organisme, cela peut être stressant si vous n’êtes pas aguerri à cet exercice.
Faire face, seul, à un tel audit, sans avoir été correctement préparé, est susceptible de compromettre vos chances de réussite.
En étant épaulé, vous aurez l’opportunité d’appréhender ce processus et ainsi être préparé pour répondre aux questions des évaluateurs.
En outre, il faut aussi prendre en compte la contrainte temporelle liée à la certification Qualiopi. La préparation de cette certification peut être longue et chronophage si vous n’avez pas les ressources nécessaires internes. Il est donc primordial de vous organiser efficacement afin d’éviter toute perte inutile de temps dans votre démarche qualité pour être plus efficient dans vos actions.
LES audits qualiopi
Le processus de certification Qualiopi passe, en définitive, par 3 audits. Chacun d’entre eux joue un rôle clé dans le processus d’évaluation et confère la possibilité aux organismes de formation d’être certifiés selon les normes exigées par la charte Qualiopi.
Audit initial
Audit de surveillance
Audit de qualification
Audit initial
Ainsi, l’audit initial est réalisé lorsqu’un organisme souhaite obtenir sa première certification Qualiopi. Il vise à évaluer si la structure respecte ou non les critères définis par la charte. Il sert également à identifier les points forts et faibles du système qualité mis en place. Lors de cet audit, des entretiens avec le personnel ainsi que des vérifications documentaires peuvent être effectués afin d’évaluer la conformité aux exigences.
Audit de surveillance
Une fois certifié, un organisme doit ensuite passer un audit de surveillance entre le 14ème et le 22ème mois et dure environ une demi-journée afin de maintenir la certification Qualiopi. Il évalue si l’organisme continue à respecter les critères qualitatifs fixés par la charte et s’il a pris en compte les recommandations formulées lors de son précédent audit.
Audit de renouvellement
En dernier, vient l’audit de renouvellement. Ce dernier intervient après chaque cycle triennal. Cet audit, en se basant sur les critères définis par la charte, a pour but de vérifier si la structure a maintenu et amélioré son système qualité au fil du temps. Il sert, en outre, à évaluer la satisfaction des clients et des bénéficiaires ainsi que le respect des engagements pris. C’est pourquoi, il est plus qu’important que la société bénéficie d’un accompagnement tout au long de sa vie à partir du moment où elle a été certifiée !
Notre accompagnement aux audits
qualiopi
Le processus d’accompagnement pour obtenir la certification Qualiopi se déroule en plusieurs étapes cruciales.
Diagnostic approfondi
Tout d’abord, il est essentiel de réaliser un diagnostic approfondi de l’organisme afin d’évaluer sa conformité aux 32 indicateurs requis. Ce dernier offrira, par ailleurs, de mesurer les compétences du responsable qualité interne et d’identifier les outils déjà en place.
Plan personnalisé
Par la suite et sur la base des résultats du diagnostic, il conviendra d’établir un plan personnalisé visant à accompagner les acteurs clés du centre de formation dans leur compréhension des attentes liées à chaque indicateur. Ce programme fournira, de plus, des conseils précieux pour concevoir et mettre en œuvre les outils nécessaires afin de répondre pleinement au référentiel de certification. Une fois le plan établi, une séance complète de formation et de sensibilisation devra être organisée pour toutes les équipes internes concernées. L’objectif est, en effet, que chacun comprenne parfaitement l’enjeu majeur que représente cette démarche qualité ainsi que sa contribution individuelle à sa mise en œuvre efficace au sein du centre ou organisme concerné.
Audit blanc
Enfin, avant l’audit final qui sera réalisé par un auditeur qualifié, il est recommandé d’effectuer un audit blanc pendant 1 ou 2 jours. Cet exercice de simulation en condition réelle sera l’occasion d’une évaluation minutieuse afin de voir si la structure respecte bien tous les critères exigés par le référentiel. Il vérifiera toutefois aussi si les responsables internes ont acquis une bonne compréhension des exigences spécifiques liées à Qualiopi. À l’issue, cet audit blanc, des actions d’amélioration seront proposées pour optimiser les chances de réussite dans l’obtention de la certification ou bien pour corriger les non-conformités indiquées par l’auditeur.
Choix de l’organisme de certification
Cependant, l’accompagnement ne s’arrête pas là. En effet, votre prestataire vous apportera également son expertise pour sélectionner l’organisme certificateur le plus approprié à votre situation. Il faut savoir, qu’il y a une multitude d’organismes sur le marché. Néanmoins, tous ne se valent pas. En choisissant judicieusement votre futur partenaire, vous maximiserez vos chances d’une expérience réussie sur Qualiopi tout en garantissant la qualité et la conformité des formations dispensées au sein de votre structure. Une fois votre choix fait, il gérera à votre processus d’inscription.
Il est indéniable que bénéficier d’un accompagnement lors de la certification Qualiopi offre de très nombreux avantages
Bien que certains organismes optent pour une préparation en solitaire en suivant scrupuleusement le guide du référentiel, il convient de reconnaître l’investissement conséquent en termes de temps et d’énergie requis par cette démarche. Ainsi, se faire épauler par un prestataire externe durant le processus de certification Qualiopi représente un choix avisé afin d’assurer une préparation méticuleuse, une compréhension approfondie des critères à respecter et sereinement aborder l’étape cruciale qu’est l’audit. Par conséquent, ne tergiversez pas à solliciter les services experts qui vous guideront tout au long de ce parcours dans le but d’accrocher avec succès cette précieuse accréditation qualité tant convoitée.