LES AUDITS QUALIOPI
Si vous avez décidé de vous lancer dans une quête vers la certification Qualiopi, il est essentiel de comprendre les différentes étapes nécessaires à son obtention, mais également sa préservation.
pagnement Qualiopi
De nos jours, la certification Qualiopi est devenue un objectif incontournable pour nombre d’organismes de formation. En effet, cette reconnaissance officielle offrira une multitude d’avantages aux prestataires tout en exigeant un engagement à long terme. C’est pourquoi nous vous dévoilons ici les informations indispensables pour atteindre cet objectif ambitieux.
Prérequis
Pour obtenir la certification Qualiopi, il est primordial de respecter rigoureusement les prérequis qui sont relativement simples, mais essentiels.
Tout d’abord, il faut être une personne physique ou morale avec une raison sociale et un numéro SIRET. Cette exigence vise, en effet, à garantir que l’entité souhaitant obtenir la certification existe légalement et peut être clairement identifiée. Ensuite, il est nécessaire de fournir un numéro d’enregistrement de déclaration d’activité délivré par la DREETS compétente dans votre région. Ce numéro sera mentionné sur le certificat Qualiopi comme preuve que vous êtes enregistré en tant qu’organisme de formation. Pour les nouvelles structures dans le domaine de la formation professionnelle continue, il sera possible d’inclure dans leur dossier une copie récente demandant l’enregistrement de leur déclaration d’activité auprès des services compétents.
Il conviendra donc, non seulement, de se conformer aux exigences légales liées au statut juridique, mais également de faire preuve du sérieux requis pour assurer le suivi administratif nécessaire à cette activité spécifique. En effet, sans ces éléments indispensables, toute demande sera rejetée. Il est, de ce fait, crucial de vérifier minutieusement si toutes les conditions requises sont remplies avant même d’envisager d’entamer la procédure.
Le non-respect des prérequis pourrait entraîner un rejet immédiat du dossier et empêcher ainsi l’obtention précieuse certification Qualiopi.
audit de certification
L’audit initial de certification Qualiopi jouera un rôle crucial dans l’obtention officielle de la reconnaissance du respect des règles gouvernementales en matière de formation professionnelle.
Au cours de cet audit, l’auditeur s’assurera que l’organisme de formation satisfait bien aux indicateurs établis par Qualiopi selon sa catégorisation d’actions. Cette exigence est le témoin du sérieux et de la rigueur nécessaires pour obtenir cette précieuse certification. Il convient toutefois d’avoir à l’esprit que le déroulement d’un audit initial pourra varier selon les cas, mais se déroulera généralement sur une journée complète, voire plusieurs jours pour les organismes les plus complexes.
Déroulement de l’audit
Collecte des informations par l’organisme certificateur choisi
L’audit initial nécessite que l’organisme certificateur collecte auprès de l’organisme candidat à la certification les données suivantes
- raison sociale de l’organisme et le numéro d’enregistrement de la déclaration,
- catégories d’actions concernées par la certification,
- la liste des sites dépendant du numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité concernée,
- un organigramme de l’organisme lorsque celui-ci a plus de trois salariés en contrat à durée indéterminée,
- les preuves de certifications déjà obtenues, leur validité et périmètre,
- la période souhaitée pour l’audit,
- le dernier bilan pédagogique et financier disponible.
L’organisme certificateur propose dans un délai maximal de 30 jours, après réception du contrat conclu avec l’organisme candidat, une date de réalisation de l’audit en tenant compte de la période de réalisation de l’audit souhaitée par l’organisme candidat.
LE JOUR J
Réunion d’ouverture
La présentation initiale faite par l’auditeur expliquera clairement le plan de l’audit prévu durant toute la journée et vérifiera la disponibilité des ressources auditées.
analyse et verification
Les dossiers de formation étudiés pour valider la conformité sont sélectionnés par l’auditeur de façon aléatoire.
Réunion de cloture
L’auditeur donne ses conclusions et les remarques sur des améliorations éventuelles (point sensible / non conformité mineur ou majeur)
Combien dure un audit de certification ?
La durée de cet audit est généralement d’une journée mais plusieurs facteurs peuvent allonger la durée de la certification.
- Le chiffre d’affaires de l’organisme
- Catégories d’actions
- Le nombre de sites à auditer
- Organisme déjà certifié au CNEFOP : l’audit initial ne dure qu’une demi-journée.
Coût de l’audit de certification Qualiopi
Le tarif d’une certification Qualiopi va dépendre du nombre de jour nécessaire à l’audit et donc dépend des mêmes critères.
- Le chiffre d’affaires de l’organisme
- Catégories d’actions
- Le nombre de sites à auditer
Il faut compter d’environ 1 000 € à 1400 € HT/jour, sachant q’une journée suffit pour la plupart des organismes.
Chiffre d’affaire* | Durée de base | Org. de formation | Bilan de compétences | VAE | CFA |
|---|---|---|---|---|---|
< 150000 euros | 1j | 0 | 0 | 0 | +0,5 |
150000 à 750000 euros | 1,5j | +0,5 | +0,5 | +0,5 | +0,5 |
> à 750000 euros | 1,5j | +0,5 | +0,5 | +0,5 | +1 |
*Le chiffre d’affaire pris en compte est celui présent dans le dernier bilan pédagogique et financier.
Méthode de calcul pour un multi-sites
prendre la racine carrée du nombre de sites, arrondir puis multiplier par 0,5 jour
Nombre de sites à auditer | Nombre de jours à ajouter à la durée de base |
|---|---|
1 à 2 sites | 0,5j |
3 à 6 sites | 1j |
7 à 12 sites | 1,5j |
Exemple de calcul
Un CFA dont le chiffre d’affaires est supérieur à 750K et ayant 3 sites, en plus d’une fonction centrale.
1,5j hournée de base + 1j CFA +1j pour les 3 sites
l’audit initial est de 3,5 jours
audit de SURVEILLANCE
L’audit de surveillance constitue une étape clé. Programmé entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant l’obtention de la certification, cet exercice peut être réalisé à distance ou en présentiel dans certaines situations particulières. Son objectif premier est d’évaluer si l’organisme continue à respecter les critères qualité établis par le référentiel national. Il convient toutefois de noter que l’audit de surveillance peut être plus court, mais également plus complexe que son homologue initial, du fait du nombre accru d’évaluations nécessaires.
Cas particuliers des nouveaux entrants
Certains indicateurs sont pré-identifiés au moment de l’audit initial mais audités qu’au moment de l’audit de surveillance.
Exemple
pour le critère 1 indicateur 3
la communication sur les taux d’obtention des certifications est auditée lors de l’audit de surveillance.
Combien dure un audit de de surveillance ?
L’audit de surveillance prendra moins de temps que l’audit initial mais dépendra des mêmes facteurs.
- Le chiffre d’affaires de l’organisme
- Catégories d’actions
- Le nombre de sites à auditer
Coût de l’audit de surveillance Qualiopi
Il faut compter d’environ 400 € à 600 € HT la demi journée, sachant q’une demi journée suffit pour la plupart des organismes.
Chiffre d’affaire | Durée de base | Org. de formation | Bilan de compétences | VAE | CFA |
|---|---|---|---|---|---|
< 750000 euros | 0,5j | 0 | 0 | 0 | +0,5 |
> à 750000 euros | 1j | +0,5 | +0,5 | +0,5 | +0,5 |
audit de renouvellement
La certification Qualiopi étant valable 3 ans, un audit de renouvellement doit être effectué avant la date d’échéance du certificat. L’audit consiste à apprécier la capacité de l’organisme à garder la qualité de ses formations, mais également à respecter les impératifs du référentiel national qualité.
La durée de l’audit de renouvellement est identique à la durée de l’audit initial s’il n’y a pas de changement dans l’activité de l’organisme. Il pourra être allongé ou réduit si l’activité de l’organisme a évolué. (le chiffre d’affaires, catégorie d’actions, nombre de site).
Traitement des non conformités
Lors d’un audit Qualiopi, une non-conformité se réfère à un écart par rapport aux indicateurs du référentiel. Ces écarts peuvent être mineurs ou majeurs.
L’auditeur détaillera précisément et factuellement les constats d’audit ainsi que les risques associés lors de son passage. Il est donc essentiel que ces non-conformités soient formulées de manière précise afin que l’organisme audité puisse comprendre l’écart et proposer une action corrective.
non conformité majeure
Les actions correctives doivent être effective sous trois mois, et seront vérifiées par l’organisme certificateur avant toute décision de certification (délai qui ne peut excéder un mois à compter de l’expiration du délai de trois mois).
les indicateurs ne pouvant donner lieu qu’à des non-conformités majeures
A défaut de mise en œuvre des actions correctives dans le délai de trois mois, la certification n’est pas délivrée ou est suspendue dans le cas d’un audit de surveillance ou de renouvellment
non conformité mineure
Lorsqu’une non-conformité mineure a été identifiée lors de l’audit initial, Les actions correctives doivent être effective sous six mois. Il n’y a pas eu de vérification de la mise en œuvre de ces actions correctives avant la délivrance de la certification. Cette vérification est prévue lors de l’audit de surveillance.
les indicateurs de non-conformités mineures
Au delà de 4 non conformités, les suivantes seront à traiter comme une Non Conformite Majeure.
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Audit de surveillance
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